Чи будуть мати юридичну силу і являтися оригінальними первинними документами, а саме беззаперечно визнаватися контролюючими (податковими) органами при перевірках первинними документами бухгалтерського обліку, первинні документи, складені в електронному вигляді (накладні на прихід, акти виконаних робіт, накладні на внутрішнє переміщення тощо), при обов’язковій умові, що їх буде оформлено відповідно до вимог ст. 9 Закону № 966 і законів щодо електронного документообігу та електронного цифрового підпису?
На сьогодні Податковим кодексом чітко встановлено перелік документів, необхідний для їх ведення в цілях оподаткування. Так, згідно з п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. При цьому, платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Згідно зі ст.8 Закону України від 16 липня 1999 року №996-XIV ,,Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (із змінами та доповненнями, далі - Закон 996) питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.
Підприємство самостійно затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.
Поняття первинного документа визначено в Законі №996 та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, із змінами та доповненнями.
Відповідно до Закону № 996 первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях. Перелік обов’язкових реквізитів, які має містити первинний документ визначений п.2 ст.9 Закону №996.
Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом України від 22 травня 2003 року №851-IV ,,Про електронні документи та електронний документообіг” (із змінами та доповненнями, далі – Закон №851).
Статтею8 Закону №851, якою визначено правовий статус електронного документа, передбачено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, та встановлено виключний перелік випадків, коли електронний документ не може бути застосований як оригінал.
Згідно ст.7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 22 травня 2003 року №852-IV ,,Про електронний цифровий підпис” (із змінами та доповненнями, далі – Закон №852).
Обов’язковим реквізитом електронного документа вважаються обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили. Одним із таких обов’язкових реквізитів є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу та накладанням якого завершується створення електронного документа.
Враховуючи визначене, первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог Закону №996, законодавства про електронні документи та електронний документообіг.