Запитували - відповідаємо за телефонами “гарячої лінії”

Управління податкових сервісів ГУ ДПС у Львівській області надало перелік запитань-відповідей, з якими платники податків зверталися на «гарячу лінію».

- Як заповнюється повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису за формою J(F)1391104 та накладаються КЕП (в тому числі на сформоване повідомлення щодо кваліфікованої електронної печатки)?

При заповненні реквізитів повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису за формою J(F)13911(04) (далі – Повідомлення), зокрема зазначається:

поточна дата та порядковий номер;

найменування (або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб) автора (платника);

код за ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

До табличної частини Повідомлення вноситься інформація про фізичну особу або печатку:

у графі 1 – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи, якій надається право підпису електронних документів/найменування платника (для печатки);

у графі 2 – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті/податковий номер платника (для печатки);

у графі 3 (посада) – посада фізичної особи, якій делеговано право підпису електронних документів /печатка;

у графі 4 (тип підпису) – директор/бухгалтер/підпис податкових накладних/печатка.

Зазначаються ініціали та прізвище керівника.

У полі «Виконавець» зазначається посада, ініціали та прізвище виконавця та його контактний телефон.

На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності).

На сформоване Повідомлення, в якому заповнюється інформація щодо кваліфікованої електронної печатки, першою накладається кваліфікована електронна печатка і останнім – КЕП керівника.

- Який порядок підписання податкової звітності в електронному вигляді, якщо головного бухгалтера одночасно призначено тимчасово виконувати обов’язки керівника (директора) та як при цьому заповнюється повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису?

Електронні підписи юридичної особи накладаються у такому порядку: першим – кваліфікований або удосконалений електронний підпис директора, другим – кваліфікована електронна печатка (за наявності), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, попередньо змінивши, зокрема, в налаштуваннях Електронного кабінету поле «використання підписів».

До повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі – Повідомлення) вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронних підписів усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований або удосконалений електронний підпис керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки. Тобто, керівником до контролюючого органу подається Повідомлення на головного бухгалтера з типом підпису – «директор».

- Який податковий (звітний) період необхідно обрати при створенні в Електронному кабінеті звітної або уточненої звітності за минулий податковий (звітний) період та за якою формою необхідно подавати таку уточнену звітність (у т. ч. у разі внесення до неї змін)?

При створенні електронного документа звітності за звітний період або уточненої звітності за минулий податковий (звітний) період в режимі «Введення звітності» приватної частини Електронного кабінету необхідно обрати: звітний рік та звітний період, за який подається така звітність.

Уточнена звітність за минулий податковий (звітний) період (у т. ч. у разі внесення до неї змін) подається за формою, яка діяла у звітному (податковому) періоді, за який звітує платник податку.

- Чи можна кваліфікований сертифікат відкритого ключа, отриманий посадовою особою (керівником, головним бухгалтером, уповноваженою особою) юридичної особи, використати для подання податкової декларації про майновий стан і доходи фізичною особою в електронному вигляді?

Так, можна. Користувачі інформаційно-телекомунікаційної системи «Електронний кабінет» (далі – Електронний кабінет) після проходження електронної ідентифікації з використанням кваліфікованого електронного підпису мають можливість здійснити вхід до Електронного кабінету в якості «посадової особи» або «фізичної особи».

Залежно від обраного типу особи, якою здійснюється вхід до Електронного кабінету, користувачу Електронного кабінету пропонуються сервіси та послуги, передбачені для особистого кабінету юридичної особи або для особистого кабінету фізичної особи.

Зокрема, в особистому кабінеті фізичної особи реалізовано можливість подання податкової декларації про майновий стан і доходи фізичної особи з використанням кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, отриманого посадовою особою (керівником, головним бухгалтером, уповноваженою особою) юридичної особи.

- Які дії платника, якщо при підписанні документа виникає помилка «Невірний пароль або ключ пошкоджено»?

Для усунення даної помилки необхідно перевірити:

- який ключ кваліфікованого електронного підпису чи печатки використовується першим (вірна послідовність підписів для податкової звітності: бухгалтер-директор-електронна печатка);

- правильність введення паролю, а саме: регістр вводу паролю, мову клавіатури тощо (створений пароль може містити особливі символи);

- чи набраний пароль відповідає ключу, який використовується (наприклад, пароль до ключа бухгалтера використовується тільки з ключем бухгалтера);

- чи змінювалось ім’я файлу особистого ключа (у разі зміни ім’я файлу особистий ключ буде пошкоджено, тому необхідно звернутися до відокремленого пункту реєстрації користувачів Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг Державної податкової служби України (далі – КНЕДП ДПС), в якому отримували кваліфікований сертифікат, подати заяву на зміну статусу кваліфікованого сертифіката та новий комплект реєстраційних документів).

У разі, якщо жодна з рекомендацій не допомогла вирішити проблему необхідно звернутися до представництва КНЕДП ДПС, в якому були отримані кваліфіковані сертифікати, подати заяву на скасування кваліфікованого сертифіката, згенерувати новий особистий ключ та отримати відповідні йому кваліфіковані сертифікати.

- Як діяти платнику податків у разі отримання у квитанції № 1такого повідомлення: «Невірний підпис - сертифікат відсутній в реєстрі зареєстрованих сертифікатів (сертифікат керівника із діючого «Першого Документа» є чинним)»?

Для усунення даної помилки необхідно перевірити:

- який ключ кваліфікованого електронного підпису(далі ‒ КЕП) використовується?

- інформація про кваліфікований електронний підпис, який є чинним для підписання документів під час надсилання звітності, запитів, заяв, листів тощо, є у розділі «Налаштування» Електронного кабінету (доступний при натисканні правою клавішею мишки на ім’я та прізвище посадової особи, яка зайшла у Електронний кабінет, у правому верхньому куті інтерфейсу);

- скористатися чинним ключем;

- якщо цей ключ втрачено чи пошкоджено, то необхідно відкликати сертифікат згідно з порядком, який визначається регламентом роботи кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, що видав відповідний сертифікат;

- виготовити новий кваліфікований електронний підпис;

- надіслати перший будь-який електронний документ у встановленому форматі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» через Електронний кабінет, підписавши новим КЕП;

- у квитанції №1 перевірити, чи зазначено, що «Суб’єкт став суб’єктомелектронного документообігу».

- Чи може фізична особа, яка отримала кваліфікований електронний підпис (далі ‒ КЕП), скористатись ним для подання звітності в електронному вигляді як самозайнята особа (фізична особа-підприємець, фізична особа, фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність)?

Так, може.

Платник податків стає суб’єктом електронного документообігу після надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Сертифікат електронного підпису– електронне свідоцтво, що пов’язує відкритий ключ електронного підпису з фізичною особою та підтверджує щонайменше прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) або псевдонімізацію такої особи.

Фізична особа, яка отримала КЕП у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, у визначеному законодавством порядку, може скористатись ним для подання звітності в електронному вигляді, як самозайнята особа (фізична особа – підприємець, фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність).