Хто повинен накласти кваліфікований електронний підпис при реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування до податкових накладних в ЄРПН у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати ПН/РК до податкових накладних до закінчення граничного

Реєстрація податкових накладних/розрахунків коригування (далі – ПН/РК)  кількісних і вартісних показників до податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) здійснюється відповідно до вимог Кодексу та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 року № 1246 (зі змінами) (далі – Порядок № 1246). 

Податкові накладні/розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної приймаються до ЄРПН у разі дотримання вимог п. 192.1 ст. 192, пп. 200 прим.1.3, 200 прим.1.9 ст. 200 прим.1 та пп. 201.1, 201.10 і 201.16 ст. 201 ПКУ, а також з урахуванням Законів України від 05.10.2017 року № 2155-VІІІ «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155), від 22.05.2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, зі змінами, (далі – Порядок № 557). 

Статтею 201 ПКУ визначено, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису (далі-КЕП)  уповноваженої платником особи та зареєструвати її в ЄРПН. 

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до Кодексу, Законів України №№ 851 та 2155. 

Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа. 

Пунктом 10 Порядку № 1246 передбачено, що до ЄРПН приймаються ПН/РК, складені в електронній формі з накладенням: 

КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або КЕП керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою; 

КЕП постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем. 

Визначення, зміна переліку уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації від імені платника податків, а також визначення їхніх повноважень здійснюється керівником платника податків. 

Отже, у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати ПН/РК до податкових накладних до закінчення граничного терміну їх реєстрації в ЄРПН, реєстрація ПН/РК здійснюється з накладенням КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або КЕП керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).